Säilytä fiksusti: yksi merkittävä asiakirja on digiaikanakin laillinen vain paperisena

Mitkä paperit ovat tärkeitä?

Mieti, mitä papereita tarvitset muutoksissa. Tilanne voi olla työpaikan vaihto, omaisuuden hankinta, lainanhaku, omaisuuden myynti, lahjoitus tai vuokraus. Joskus paperin tarve tulee vastaan kriisissä. Paperia voikin tarvita läheisesi, esimerkiksi testamenttia.

Säilytä huolellisesti ainakin kauppakirjat ja juridiset paperit, kuten avioeron ositus ja kuolinpesältä jäänyt ­perukirja. Työ- ja tutkintotodistukset ovat oleellisia. Suomessakin yleistyvät kirjalliset sopimukset, niitä on järkevää säilyttää.

Omia toiveita ilmaiseva edunvalvontavaltuutus on kaikenikäisille tärkeä, voihan kenen tahansa kyky hoitaa omia asioita heikentyä tai mennä kokonaan. Jotkin paperit, kuten hoitotahto ja elinluovutustahto, löytyvät verkossa Omakannasta.

Mitkä asiakirjat pitää­ ­säilyttää paperisina?

Kaikki kolme merkittävää dokumenttia – testamentti, avioehto ja edunvalvontavaltuutus – säilytetään eri tavoin. Testamentti on aina säilytettävä paperisena. Toki siitä voi skannata kopion itselle pilvipalveluun ja tulostaa paperikopion. Mutta testamentti on vain paperisena laillisesti pätevä.

Edunvalvontavaltuutus tallennetaan itselle ja tarpeen tullen valtuutuksen voimaantulo haetaan Digi- ja väestö­tietovirastosta. Asiakirja laaditaan varalta, jos tapaturma tai sairaus veisi omaa toimintakykyä.

Avioehto lähetetään heti Digi- ja väestö­tietovirastoon.

Varovainen kopioi itselleen tärkeät paperinsa eli skannaa ja tulostaa sekä tallentaa paperin. Siis nekin paperit, jotka pitää toimittaa johonkin virastoon.

Kuinka säilytän paperit ­kotona turvallisesti?

Papereille on hyvä olla selvä paikkansa. Lukittavat, kotiin ostettavat turvakaapit muistuttavat hotellihuoneiden metallisia turvalokeroita. Pienen turvakaapin saa rautakaupasta alle 100 eurolla, eiväthän paperit paljon tilaa vie. Järeä ratkaisu olisi kassakaappi, mutta harva sellaista tarvitsee. Turva- ja kassakaappien tuotetiedoissa kerrotaan niiden tulipalonkestävyys.

Voiko paperien säilytyksen ulkoistaa?

Pankki säilyttää asiakkaansa puolesta tärkeitä papereita tallelokerossa tai asiakirjasäilytyksessä. Vain osalla pankeista on enää tallelokeroita eikä niilläkään pankeilla ole tarjolla lokeroita jokaisessa konttorissaan. Tallelokerossa voi paperien lisäksi säilyttää pieniä arvo-esineitä, muttei esimerkiksi aseita. Pelkille papereille riittää hyvin pankin asiakirjasäilytys.

Paljonko säilytys maksaa pankissa?

Pankeilla on eri hintoja eri tasojen asiakkailleen ja joillekin säilytys voi olla ilmaista. Esimerkiksi Nordeassa yhden asiakirjan säilytys maksaa 3 euroa kuukaudessa, ja lisäksi tulevat asiakirjan jättö- ja ottomaksut, jotka ovat 20 tai 50 euroa kerralta asiakkuuden mukaan.

Tallelokerot on usein hinnoiteltu koon mukaan, noin 20–30 euroa kuukaudessa. Taloustaito-lehden verkkosivuilta näkee pankkien asiakirja- ja tallelokerosäilytysten hintavertailuja. Vertailut ovat silti hankalia, koska moni hinta perustuu pankin määrittelemään asiakastasoon.

Tarkistaako pankki, että asiakirja on laillinen?

Asiakirjasäilytyksen ja tallelokeron hinnat sisältävät pelkän säilytyksen. Toki pankeista saa erikseen lakineuvontaa.

Säilytänkö terveyteen ­liittyvät paperit?

Nykyään monet terveystietomme löytyvät verkosta Omakannasta. Siellä ovat reseptit, laboratoriotestien tulokset, lääkärikäynnit ja hoitotoimet yksityiseltä ja julkiselta.

Jos hallussasi on röntgenkuvia ja vastaavia, tarkista, löytyvätkö ne Omakannasta. Lääkärit usein neuvovat säästämään kuvat.

Säilytänkö asuntoni tai mökkini remonttitiedot?

Tiedoista hyötyy, kun hakee rakennuslupaa, myy, lahjoittaa tai pyytää hinta-arvion paikasta.

Perusta kansio huoneiston tai kiinteistön tiedoista. Tallenna remonttien ajankohdat, kustannukset, piirrokset sekä valokuvia tehdyistä työvaiheista ja töistä. Tietopaketti saisi olla niin paperikansiossa kuin pilvipalvelussakin.

Pitääkö säilyttää vanhoja eropapereita?

Avioliitosta eronneelle osituspaperi on tärkeä. Vaikka sinulla tai perillisilläsi ei olisi vaatimuksia ex-puolison omaisuudesta hänen kuollessaan eikä hänellä sinun omaisuudestasi, nykyään pankit vaativat perunkirjoituksessa osituspaperin. Se täytyy olla, vaikka olisi sovussa jaettu omaisuus erossa.

Mitä voi mokata paperien säilytyksessä?

Varmista, että luotettava läheisesi tietää tarpeen tullen, mistä tärkeät paperit löytyvät. Kerro pilvipalveluusi pääsy, asiakkuudet esimerkiksi vakuutusyhtiöön ja turvakaapin avauskoodi.